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别让Email偷走你的时间

发布时间:2020-01-10 08:11:28

别让Email偷走你的时间

2012年7月,麦肯锡全球研究所(McKinsey Global Institute)公布的社交经济报告中指出,普通知识型员工28%的上班时间都在处理电子邮件。如果你每周工作50个小时,则代表有14个小时花在了处理邮件上。麦肯锡的报告显示,通过充分利用社交协作平台,员工可以将处理电子邮件的效率提高25% - 30%,进而节省约7% - 8.5%的时间用于其他工作。但如果你所在的公司不打算在这类平台上花钱,本文将为提供一些可操作的方法,让你不至于在电子邮件上面花费那么多时间:

1. 取消邮件订阅。

电子邮件管理服务提供商Baydin分析了500万封电子邮件后发现,普通电子邮件用户平均每天收到147条信息,其中会删除71条(48%)。每删除一条平均需要3.2秒。听起来并不算多,也就是每天4分钟而已,但如果你每周工作时间删除350封邮件,则需要花费20分钟,全年累加起来超过16个小时。

或许,我们可以换个角度来看:据美国人时间使用情况调查(American Time Use Survey)显示,孩子不满六岁的已婚在职父亲每天给孩子读书的时间平均仅有2.4分钟,还不到普通电子邮件用户用于删除电子邮件的时间。要想摆脱收件箱带给你的麻烦,就得取消你不会阅读的列表,停止订阅任何商业信息。

2. 停止使用文件夹。

卡耐基梅隆大学(Carnegie Mellon University)的一篇论文指出,32%的电子邮件用户同意一种说法:只要读完的信息,我就会立即把它归类到文件夹中。归类似乎很有效率,但 Baydin公司CEO亚历克斯摩尔认为,未来需要再次查找邮件时,你会发现,根据不同项目或联系人创建文件夹是效率最低的一种方式,即便是凭借自己对收件时间的模糊记忆,在收件箱中滚动查找的效率,也比之高出不少。如果你想清空收件箱,可以创建一个归档文件夹,但如果需要查找信息,则可以使用邮箱的搜索功能。

3. 在正确的时间发送电子邮件。

根据Baydin的分析,普通电子邮件用户每天会写40条信息,但如果没人读这些信息,它们就没有任何作用。比如,摩尔发现,早上六点钟发送的信息与之后任何时间发送的信息相比,被打开的几率更高

。另外,午饭后也是阅读信息的一个小**期。他说:如果你想请求某人做某事,在对方血糖升高之后,你便越有可能实现自己的目的。

4. 不要过于频繁查看电子邮件。

《18分钟法则:心无旁骛,做正确的事》( 18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done)一书的作者彼得布雷格曼认为,仅仅经过一代人,处理电子邮件的时间便从零增长到占个人时间的28%,其中是有原因的。他说:因为电子邮件造成一种有效工作的假象,所以特别容易让人分心。比如,你本应该专心做提案,但你不想这么做。于是,你跑去查看自己的收件箱。他说:如果看电视不被惩罚,你或许也会去看电视,而不是写提案。可是你看不了电视,于是你就跑去查看电子邮件了。

有更好的解决方法吗?有,那就是分批处理法。布雷格曼每天查看三次电子邮件,并且发现这种方式可以每周节省多个小时。他说:从没人抱怨没有及时收到回信。如果每天查看三次不适合,可以尝试每一个小时查看一次,集中精力工作40分钟,然后用20分钟处理收件箱。如此一来,你会发现自己的工作效率将会大大提高。

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